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Datenschutzmanagement professionell an: mit Software als Datenschutzmanagementsystem
. So sorgen Sie für perfekten Austausch der beteiligten Parteien und lückenlose Dokumentation. Ob Unternehmen, Behörde oder kirchliche Einrichtung, profitieren Sie von unserer Erfahrung.
- Auf dieser Seite:
- Definition
- Unsere Lösung
- Funktionen
- Vorteile
Was ist Datenschutzmanagementsystem Software?
Das Datenschutzmanagementsystem
… kann in allerlei Formen kommen. Die DSGVO gibt hier keinerlei Einschränkungen.
Warum nicht also ein Programm spezifisch für den Einsatz als Datenschutzmanagementsystem (DSMS) verwenden? Die Software-Lösung bietet bereits auf den ersten Blick entscheidende Vorteile. Der Umgang mit ihr ist leicht zu erlernen und sie kann bereits vorab mit benötigten Unterlagen gefüllt werden. Der Nutzer muss diese dann nur noch ausfüllen. Im Gegensatz zu DSMS auf Papier ist das Programm leichter zu erreichen und bearbeiten. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn mehrere Personen auf die Unterlagen zugreifen müssen.
Die Software kann auf einem Server im Internet laufen und ist damit immer und von überall aus erreichbar. Sie deckt gezielt die Anforderungen an ein Datenschutzmanagementsystem ab und eignet sich daher ideal zum Aufbau eines solchen.
Unserer Ansicht nach gibt es etliche gute Systeme am Markt, die ausreichen, um den Datenschutz in den meisten Firmen gut zu organisieren.
Webbasiert und einfach zu bedienen
Wir verwenden unser eigenes Tool mit dem Namen DatenschutzCloud24.
Es handelt sich um ein webbasiertes Datenschutzmanagementsystem, mit dem alle Aktivitäten und Anforderungen der DSGVO abgedeckt werden können. Dadurch, dass die Anwendung webbasiert ist, können Sie von überall aus einfach und schnell darauf zugreifen. Wichtige Aufgaben können delegiert werden und werden automatisch dokumentiert. Ihr Nutzen? Die Zeitersparnis!
Unser DSMS ermöglicht Ihnen unter anderem die Verwaltung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und Betroffenen-Anfragen sowie eine zentrale Datenschutzdokumentation.
Haben Sie Fragen?
Funktionen des Datenschutzmanagementsystems
Verzeichnis von Verarbeitungs-tätigkeiten
Erstellen Sie ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT).
Damit legen Sie die Basis als Übersicht aller Verarbeitungstätigkeiten mit Bezug zu personenbezogenen Daten und bleiben jederzeit auskunftsfähig gegenüber betroffenen Personen und Aufsichtsbehörden.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zur Sicherheit der Verarbeitung kann einfach und zudem sehr übersichtlich erstellt werden. Dabei profitieren sie auch von unseren Vorlagen, die Ihnen viel Zeit ersparen.
Behalten Sie mit der Aufgaben- und Maßnahmenfunktion immer den Überblick über Ihre Datenschutzaktivitäten. Sie können mittels der Aufgabenverwaltung die Mitarbeiter informieren und Aufgaben verteilen bzw. automatisch an zu erledigende Aufgaben erinnern.
Verträge mit Dritten
Mit unserem DSMS behalten Sie Ihre Auftragsverarbeitungen (AV) im Auge. Sie können zu jedem Eintrag einen Kunden oder Dienstleister mit den dazugehörenden Daten und Verträgen ablegen. Danach wird entweder von Ihnen oder von uns geprüft. Außerdem wird die Einhaltung des Datenschutzes dokumentiert.
Die Software bietet viele weitere Funktionen für das Datenschutzmanagement:
- ein sicheres Nachrichtensystem
- eine Dateiablage zum geschützten Datenaustausch
- eine Aktivitätenverwaltung
- Berichtsverwaltung
- Dokumentation von Datenschutz- und Sicherheitsvorfällen
- Anfragen der Betroffenen (z.B. auf Auskunft oder Löschung)
Brauchen Sie Informationen zum externen Datenschutzbeauftragten?
Vorteile von Datenschutzmanagement-Software
Seit Inkrafttreten der DSGVO am 25.05.2018 sind die Anforderungen und Dokumentationspflichten für Unternehmen deutlich umfangreicher geworden. Um der Verantwortung für den Datenschutz in Ihrem Unternehmen gerecht zu werden, leistet unsere Datenschutzsoftware alles was Sie zum Erfüllen der Rechenschaftspflicht brauchen:
Schulen Sie Ihre Angestellten mittels E-Learning zum Datenschutz, nach Abschluss einer Schulung erhält jeder Mitarbeiter ein PDF-Teilnahmezertifikat.
Dank der praktischen Erinnerungsfunktion vergessen Sie keine Fristen. Unser Tool erinnert Sie etwa daran Anfragen von Betroffenen rechtzeitig zu bearbeiten.
Außerdem bietet die Software ein sicheres Nachrichtensystem mit einer SSL/TLS-verschlüsselten Datenverbindung und ist somit eine sichere Alternative zur E-Mail-Kommunikation. Ebenso werden die in der Datenschutzsoftware abgelegten Daten und Inhalte verschlüsselt gespeichert – für eine maximale Vertraulichkeit der sensiblen Daten. Mit der Möglichkeit, Gesetzestexte, Musterdokumente, Textbausteine und -vorlagen zu nutzen, bietet die Software zusätzliche Erleichterung beim Handling Ihres Datenschutzmanagements.
Um die Datenschutzsoftware an die neusten Gegebenheiten anzupassen, wird diese ständig weiterentwickelt. Selbstverständlich erhalten Sie unsere Datenschutzsoftware inklusive der IT-Infrastruktur im Rechenzentrum des Anbieters, regelmäßiger Systemwartung sowie regelmäßiger Installation von Updates.